Con fecha 28 de diciembre de 2013 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, la creación del registro contable de facturas en el Sector Público (en adelante Ley 25/2013), concebida como una de las reformas estructurales con las que se pretende erradicar la morosidad de las Administraciones Públicas y mejorar así la competitividad de las empresas. Ver BOE-A-2013-13722 ley 25 2013.
Mediante Orden del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 492/2014, de 27 de marzo, se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Según el art. 4.2 de la citada Orden, el registro contable de facturas de cada Administración Pública debe dar soporte a los siguientes requisitos funcionales: Ver BOE-A-2014-3373 orden.
- Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de facturasde las facturas recibidas en un registro administrativo con destino a una Administración Pública.
- Distribucióno puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad, a los órganos competentes para su tramitación.
- Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devoluciónde las mismas por el órgano competente.
- Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la facturapor el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente.
El punto 3 del art. 4 de la Orden dispone que sobre la base de la información gestionada en el registro contable de facturas y de la del sistema de información contable de la entidad:
- La Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia.
- Los órganos o unidades administrativas que tengan atribuida la función de contabilidad efectuarán requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de la obligación y demás actuaciones previstas en el artículo 10 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.
Procedimiento de Tramitación de Facturas:
1. Los puntos generales de entrada de facturas de la SPEGC serán según sea el soporte:
- Físicas: Recepcionista – Telefonista: Avda. de La Feria nº1. INFECAR. 35012 Las Palmas de Gran Canaria.
- Electrónicas: contacto@spegc.org
2. El proveedor que haya expedido la factura por un servicio, obra o suministro a la SPEGC, deberá presentarla en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS en el plazo máximo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.
3. Para la inscripción de la factura en REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS, ésta deberá contener los siguientes datos y requisitos:
Ver SPEGC REQUISITOS FACTURAS INSCRIPCION EN REGISTRO CONTABLE
| CODIGO | REQUISITOS FACTURAS INSCRIPCION EN REGISTRO CONTABLE FACTURAS SPEGC |
A | Factura original. |
B | Número de la factura. |
C | Lugar y Fecha de expedición de la factura. |
D | Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, domicilio, Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación, tanto del obligado a expedir factura como de la SPEGC, siendo los datos de ésta los siguientes: Sociedad de Promoción Económica de Gran Canaria S.A. (SPEGC) A35483221 Avda. de la Feria nº1. INFECAR Las Palmas de Gran Canaria |
E | Descripción de las operaciones, obra, suministro o servicio realizado, lugar y fecha de la ejecución, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto General Indirecto Canario, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario. |
F | El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. |
G | La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado |
H | La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan. |
I | En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto General Indirecto Canario, una referencia a esta situación. Así como cuando el precio incluya este impuesto, constará IGIC incluido. |
J | En el caso de los profesionales, si el importe de la retención correspondiente al I.R.P.F. no fuera del 15%, sino del 7%, será necesario adjuntar a la factura copia de la declaración censal de alta en el censo de empresarios profesionales (modelo 036 o 037) así como carta firmada por el profesional indicando el epígrafe y fecha en qué se ha dado de alta en dicha declaración censal y que tiene derecho a aplicarse una retención del 7%. El derecho a la retención del tipo reducido tiene una vigencia del año en que se ha dado de alta y los dos ejercicios siguientes. Ver SPEGC CARTA TIPO PROFESIONAL JUSTIFICANDO RETENCION REDUCIDA |
K | En el caso de los profesionales dados de alta en la opción de la estimación directa simplificada y que por tanto no apliquen la retención del 1% en sus prestaciones, deberán aportar carta en la que manifiesten que la actividad que ha desempeñado no se puede catalogar como actividad establecida en el régimen de estimación objetiva y por tanto la SPEGC no tiene obligación de aplicar las retenciones referidas en el Reglamento del I.R.P.F. Ver SPEGC CARTA TIPO REGIMEN ESTIMACION DIRECTA SIMPLIFICADA |
L | El Departamento de la SPEGC que efectuó el encargo (Disposición Adicional Trigésima Tercera del TRLCSP) y la denominación de la ficha de la Propuesta de Actuación en el que se aprobó la actuación. - Gerencia (G) - Promoción Económica (PE) - Administración (A) |
M | IBAN, número de identificación internacional para las cuentas bancarias, dónde proceder al pago de la factura. |
- La falta de alguno de estos datos o requisitos, será motivo de inadmisión de la factura, y, como consecuencia, su devolución al proveedor y la no inscripción de la misma en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS. Se contestará de forma electrónica al proveedor indicando el motivo de la inadmisión. Se remitirá al proveedor a la página web de la SPEGC al objeto de obtener información sobre los requisitos de las facturas y su tramitación.
- Las facturas que NO se inscriban en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DE LA SPEGC “no existirán”.
- Una vez verificados los datos y requisitos se procederá a incluir la factura en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DE LA SPEGC, datándola y asignando un número correlativo.
- La responsable del RRCCFF enviará por correo electrónico al departamento que efectuó el encargo, el denominado departamento gestor, que llevará a cabo la verificación de la correcta ejecución del servicio, obra o suministro contratado de acuerdo con los términos y condiciones pactadas con los siguientes resultados:
- Si el servicio, obra o suministro contratado hubiese sido ejecutado de acuerdo a los términos y condiciones pactadas, el departamento gestor dará la conformidad a la factura, remitiendo un correo electrónico a contacto@spegc.org. La fecha del correo de la conformidad será la que se utilice para en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DE LA SPEGC.
- Si por el contrario el servicio, obra o suministro contratado NO hubiese sido ejecutado de acuerdo a los términos y condiciones pactadas, deberá comunicarlo detallando el motivo por el que se procede a la no conformidad de la factura.
- El departamento gestor dará la conformidad o la no conformidad (anulación/devolución) de la factura en un plazo no superior a 7 días naturales desde la recepción de la misma.
- El departamento Administrativo y Jurídico procederá al pago cada semana de las facturas inscritas en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS SPEGC y que hayan sido conformadas por el departamento gestor.
Y será el encargado de llevar a cabo el control y seguimiento de la tramitación de las facturas recibidas por la SPEGC y por tanto del REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS. En este sentido podrá solicitar a los departamentos gestores información en relación a las facturas respecto a las que haya transcurrido más de 10 días desde que las mismas tuvieron entrada en el registro contable de facturas y no conste la verificación correspondiente por parte del departamento gestor competente, elaborando un informe mensual al efecto.
El plazo de inscripción en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS expedidas en el año natural concluirá, en todo caso, el 31 de diciembre de cada año.
Altas/Modificación de datos de Terceros.-
El procedimiento de Alta/Modificación de datos de Terceros permite incorporar y modificar los datos identificativos y bancarios de los interesados en el Sistema de Información Contable de la SPEGC, con el fin de gestionar los pagos mediante transferencia bancaria.
A estos efectos, tienen la consideración de Terceros aquellas personas físicas, jurídicas o entidades sin personalidad jurídica que mantengan o vayan a establecer una relación acreedora con la SPEGC.
Para poder percibir pagos por parte de la SPEGC, los Terceros deben estar previamente registrados en el sistema de contabilidad. Antes de remitir la documentación, se recomienda verificar con su interlocutor en la SPEGC si ya se encuentra registrado para evitar duplicidades.
- Documentación obligatoria a presentar
- Impreso de Alta / Modificación de Datos: Debe estar debidamente cumplimentado y firmado por el interesado o su representante legal. Puede descargar el modelo oficial en el siguiente enlace: Formularios.
- Certificado de Titularidad Bancaria: Emitido por su entidad financiera. Los datos reflejados en este certificado (Nombre/Razón Social, NIF/CIF e IBAN) deben coincidir exactamente con los declarados en el impreso de Alta de Terceros.
- Modalidades de firma y canales de presentación
Dependiendo del formato de firma elegido, la documentación se presentará a través de las siguientes vías:
- Firma Digital (Opción preferente): Tanto el Impreso de Alta como el Certificado Bancario se firmarán utilizando un certificado electrónico reconocido (*). Una vez firmados, los archivos deberán enviarse por correo electrónico a: contacto@spegc.org.
- Firma Manuscrita: Si opta por la firma manuscrita en papel, los documentos originales deberán entregarse presencialmente en la recepción de las oficinas de la SPEGC, situadas en: Avda. de La Feria, nº 1, C.P. 35012, Edificio Incube, Las Palmas de Gran Canaria. (Nota: En el caso del Certificado Bancario con firma manuscrita o emitido sin firma, también se admite su envío a contacto@spegc.org).
(*) Proveedores de Certificación Aceptados: En caso de optar por la firma digital, el certificado electrónico deberá estar expedido por alguno de los proveedores incluidos en la lista oficial del Ministerio: Relación de prestadores de servicios de certificación
Datos de contacto:
Correo: contacto@spegc.org
Tfno.: 928 424 600 - Ext. 1010
